Den vigtige interne kommunikation

Af Paul Hegedahl

Helle K. Aggerholm m.fl.:
'Intern kommunikation under forandring';
Samfundslitteratur, Frederiksberg 209
320 sider, hft., litt.liste, stikordsreg.
Kr., 348,00 inkl. moms.
ISBN: 978-87-593-1177-6.

Den interne kommunikation i virksomhederne står over for en stadig udfordring og dermed løbende udvikling. Såvel på grund af forandringer i samfundet som sådan og deraf følgende virkninger i virksomhederne selv. Denne udvikling kan illustreres af, at nutiden snart kaldes for vidensamfund, snart for risikosamfund, oplevelsessamfund, drømmesamfund og mange andre mere eller mindre dækkende og fantasifulde betegnelser - undertiden vel nok lidt afhængigt at, hvilke ideer, de, der forsøger at lancere betegnelserne ser en fordel i at markedsføre. Men uanset betegnelsen er det sikkert, at den interne kommunikation får stadig større bevågenhed - og flere og flere bliver klar over, at den skal hænge sammen med virksomhedens/organisationens samlede strategi og kommunikation. Nå, ja, der er så nogle, der ikke helt har indset det og afskediger mennesker pr. sms!

Selv det, der overordnet kaldes den 'interne kommunikation' kan have mange andre betegnelser, gør forfatterne til denne udmærkede bog opmærksom på. De gør klart rede for, hvad de forstår ved intern kommunikation - også set i forhold til organisationen, til afsender/modtager-relationer og -instanser og i forhold til funktion. Først og sidst handler det imidlertid om at være opmærksom på, hvordan de mange tidligere adskilte discipliner og aktiviteter kan integreres med hinanden - og at indse, at enhver form for ekstern kommunikation også fungerer som intern kommunikation. Og som de meget omtalte afskedigelser pr. sms er et klart bevis på, at de, som tror, at intern kommunikation er noget, man kan have for sig selv, tager meget fejl. Mere og mere intern kommunikation bliver en del af den eksterne kommunikation og medvirker til opfattelsen af virksomheden.

'Intern kommunikation under forandring' giver en teoretisk og praktisk indføring i de tekster, genrer og kommunikationsformer, som den interne kommunikation i private og offentlige virksomheder eller organisationer typisk omfatter. Dertil kommer en indføring i opfattelser af kommunikation, organisation og ledelse, som er relevante for arbejdet med den interne kommunikation.

Bogen beskæftiger sig med intern kommunikation i bred forstand, dvs. med tekster og genrer, der ikke kun produceres af kommunikationsafdelingen, men også af ledelse, medarbejdere og HR-afdeling. Blandt bogens emner kan nævnes: mission og vision statements, kommunikationspolitik, kommunikationsplanlægning, linjekommunikation, personalebladet, intranettet, årsrapporten og kommunikation i forbindelse med rekruttering, medarbejderudvikling og afskedigelse.

Bogens formål
'Intern kommunikation under forandring' er skrevet af en række undervisere og forskere i og omkring Center for Virksomhedskommunikation på Handelshøjskolen, Aarhus Universitet. Baggrunden for bogen er, at forfatterne ønskede at skrive en ny lærebog til faget Intern Kommunikation på BA-studiet og for det andet ønskede at skabe mere samarbejde mellem de undervisere og forskere, der er bogens forfattere.

Det egentlige formål er at give en teoretisk og praktisk indføring i de tekster, genrer og kommunikationsformer, som intern kommunikation i offentlige og private virksomheder består af. Hovedsigtet er, siger forfatterne i deres forord, de taktiske og operationelle aspekter af intern kommunikation, men bogen giver også en kort indføring i relevante elementer af teorier om strategi, ledelse og organisation. Den behandler de fleste aspekter af mangfoldigheden af intern kommunikation set fra såvel bestyrelsens og direktionens perspektiv som det daglige arbejde i virksomhedens HR-afdeling og dens kommunikationsafdeling.

Bogen henvender sig, som nævnt, primært til kommunikationsstuderende på BA- og kandidatniveau, men kan læses med stort udbytte af alle, der arbejder med eller interesserer sig for, hvordan organisationer kommunikerer med sig selv, og hvordan den interne kommunikation forandrer sig.

Indhold
Bogen består af fem dele, der i alt omfatter tolv kapitler, som alle indeholder cases fra offentlige og private virksomheder eller organisationer i Danmark - af forskellig længde. Hvert kapitel er underopdelt i en række logiske afsnit.

Del 1: Intern kommunikation, organisation og ledelse
Kapitel 1. Intern kommunikation, organisation og ledelse
- paradigmer, grundopfattelse, begreber og teorier
Af professor, cand.mag., mag.art Finn Frandsen, leder af Center for Virksomhedskommunikation og lektor, cand.ling.merc. Winni Johansen, ph.d., studieleder af Executive Master-uddannelsen i
Corporate Communication, Center for Virksomhedskommunikation

Del 2: Den strategiske ramme for intern kommunikation
Kapitel 2. Organisationens mission og vision statement
- kommunikation af formål, ambition og værdier
Af professor, cand.mag., mag.art Finn Frandsen, leder af Center for Virksomhedskommunikation og lektor, cand.ling.merc. Winni Johansen, ph.d., studieleder af Executive Master-uddannelsen i
Corporate Communication, Center for Virksomhedskommunikation

Kapitel 3. Fra kommunikationsplanlægning til kommunikationspolitik
Af lektor, cand.ling.merc. Peter Kastberg, ph.d., Institut for Sprog og Erhvervskommunikation og  lektor, cand.ling.merc. Anne Ellerup Nielsen, ph.d., Center for Virksomhedskommunikation

Kapitel 4. Reception og måling af intern kommunikation
Af lektor, cand.ling.merc. Marianne Grove Ditlevsen, ph.d., Institut for Sprog og Erhvervskommunikation

Del 3: Intern kommunikation på organisationsplan
Kapitel 5. Det daglige formelle interne kommunikationsflow
- hverdagens interne kommunikation
Af lektor, cand.ling.merc. Peter Kastberg, ph.d., Institut for Sprog og Erhvervskommunikation

Kapitel 6. Intranettet
Af lektor, cand.ling.merc. Anne Ellerup Nielsen, ph.d., Center for Virksomhedskommunikation

Kapitel 7. Personalebladet
Af lektor, cand.ling.merc. Peter Kastberg, ph.d., Institut for Sprog og Erhvervskommunikation

Kapitel 8. Årsrapporten - i spændingsfeltet mellem det interne og det eksterne
Af lektor, cand.ling.merc. Marianne Grove Ditlevsen, ph.d., Institut for Sprog og Erhvervskommunikation

Del 4: Intern kommunikation på individplan
Kapitel 9. Rekrutteringskommunikation - faser, krav og forventninger
Af lektor, cand.ling.merc. Christa Thomsen, ph.d., Center for Virksomhedskommunikation

Kapitel 10. Medarbejderudviklingskommunikation - tendenser og udfordringer
Af lektor, cand.mag. Birte Asmuß, ph.d., Center for Virksomhedskommunikation

Kapitel 11. Afskedigelseskommunikation
- balancen mellem afskedigede og tilbageværende medarbejdere
Af videnskabelig assistent, Helle Kryger Aggerholm, MBA, ph.d., Center for Virksomhedskommunikation

Del 5: Intern kommunikation under forandring
Kapitel 12. Intern kommunikation under forandring
- integration, netværk og øget strategisk tænkning
Af videnskabelig assistent, Helle Kryger Aggerholm, MBA, ph.d., Center for Virksomhedskommunikation, lektor, cand.mag. Birte Asmuß, ph.d., Center for Virksomhedskommunikation og lektor, cand.ling.merc. Christa Thomsen, ph.d., Center for Virksomhedskommunikation

Bogen dækker et klart defineret behov
En efterhånden lang række undersøgelser, både danske og udenlandske - og hvoraf nogle er omtalt i bogen - har vist, hvor vigtig den interne kommunikation er. Det gælder for både store og små, offentlige og private, nye og gamle virksomheder og organisationer. Ingen af dem kan overleve i den barske virkelighed, hvis ikke deres interne kommunikation fungerer på og til og fra alle niveauer i organisationen. Som forfatterne af 'Intern kommunikation under forandring' meget præcist skriver, er fungerende intern kommunikation et eksistensvilkår. Den har fire almene funktioner, en

• social funktion: følelsen af fællesskab og samhørighed, af motivation og stolthed.
• ekspressiv funktion: skaber identitet og selvbekræftelse.
• informationsfunktion: overfører og frembringer svar på spørgsmål og reducerer usikkerhed.
• kontrolfunktion: igangsætter, styrer og påvirker de processer som organisationen omfatter,
  skaber handling og angiver retning.

Disse funktioner behandler forfatterne grundigt og integreret. Bogen dækker et behov for
en større, forskningsbaseret indføring i intern kommunikation underbygget med en række praktiske eksempler.