Strategisk sats gav nyskabende måde at håndtere digital kommunikation på

RUDERSDAL: Ambitionerne har været høje - den ene løsning består nemlig af flere funktioner, der tilsammen giver såvel kommunens borgere som medarbejdere en hel ny måde at kommunikere digitalt på, samtidig med at udbredelsen og anvendelsen af løsningen sikres.

Løsningen hedder 'Min Rude' og i indeholder flere digitale selvbetjeningsløsninger, der tilsammen udgør en nyskabende måde at håndtere digital kommunikation med både borgere og medarbejdere.

Med digital signatur/NemID får Rudersdal Kommunes borgere adgang til løsningen Min Rude, der samler al relevant information fra kommunen. Borgeren får sin egen digitale postkasse, 'Nempost', ligesom ruden har en kalenderfunktion, 'Nemkalender', der automatisk opdateres, så borgeren kan følge med i vigtige aftaler med kommunen.

Det særlige ved løsningen er, at Min Rude automatisk tilpasses efter borgeren, hvilket betyder, at det alene er relevant information som borgeren modtager.

Rudersdal Kommune tilbyder også borgere med børn at tilmelde sig 'Børneruden', der er en udbygning af Min Rude og samler og systematiserer kommunikationen ml. forældre og daginstitution. Her kan forældrene indsende beskeder til daginstitutionen om alt fra hvem, der henter til hvornår barnet er på ferie.

Via Børneruden kan daginstitutionerne lægge billeder op i løbet af dagen, så forældrene kan følge med. Løsningen er pt. udbredt til syv ud af de 35 daginstitutioner i Rudersdal Kommune - og ambitionen er høj; i løbet af 2011 skal alle daginstitutioner i kommunen bruge løsningen.

Ikke kun fokus på borgerne
Men fokus har på ingen måde været stift plantet på borgerne. Pt. er Rudersdal nemlig i gang med en udbygning af Børneruden, der skal understøtte personalet i daginstitutionerne i deres daglige arbejde - heriblandt særligt omkring dokumentation og vidensdeling, som ofte fjerner tid fra det egentlige pædagogiske arbejde.
- Det jeg synes, der virkelig batter ved Børnerude-løsningen er, at vi får to fordele for samme løsning; for det første skaber vi et større indblik for vores borgere, der nu kan følge meget mere med i børnenes hverdag i daginstitutionerne og samtidig er løsningen med til at frigive ressourcer til kerneydelserne, forklarer borgerservice- og digitaliseringschef i Rudersdal Kommune, Jette Bondo.

I Rudersdal har man også valgt at udvikle 'Medarbejderruden', der er bygget op efter eksakt samme princip som den borgerrettede Min Rude.

- Nu kan vi kommunikere meget mere systematisk med medarbejderne, bl.a. vedr. sygemeldinger, ferieplanlægning osv. og dét er noget, der sparer både tid og penge, fortæller Jette Bondo.

At medarbejderne møder præcist samme digitale univers som borgerne er helt bevidst, da meningen er, at medarbejderne skal vænne sig til løsningen i en sådan grad, at de kan bruge det aktivt i markedsføringen af løsningen til borgerne.

Nøglen til succes ligger hos medarbejderne
- Ofte strander de digitale løsninger på grund af medarbejdernes manglende kendskab til funktionerne. Derfor har det fra starten været vores klare opfattelse, at nøglen til en selvbetjeningsløsnings succes ligger hos kommunens medarbejdere. Netop derfor møder medarbejderne fuldstændigt samme løsning, når de bruger medarbejderruden, siger Jette Bondo.

Både borgere og medarbejdere i Rudersdal Kommune har i den grad taget løsningen til sig og pt. er der 11.000 aktive brugere af Min Rude-funktionen - et tal, som kommunen forventer vil stige som et resultat af en stor markedsføringsindsats. 

Som et led i Min Rude-løsningen har kommunen også lanceret en mobil version af Min Rude, 'Mobilruden', der giver borgeren kommunen 'lige ved hånden' - også når borgeren er på farten i en travl hverdag. Løsningen fik stor positiv opmærksomhed og vandt digitaliseringsprisen i 2010.

Dog peger Jette Bondo på, at den helt store udfordring for at kunne få udbredt og udbygget den mobile borgerbetjening bliver at sikre en udarbejdelse af en digital-signaturløsning til smartphones, særligt Iphones som mange borger ejer.

- Først dér vil vi for alvor kunne indhente de mange gevinster, som digitale selvbetjeningsløsninger til mobilen vil kunne give - det er hér fremtiden ligger, mener Jette Bondo.

mou