Væk med nørdede fagtermer og kancellisløjfer

Af Lene Finnemann Olesen

FURESØ: De politiske dagsordener skal være til at forstå - både for de folkevalgte og for borgerne. Nu giver Furesø Kommune de krøllede overskrifter og de nørdede fagtermer kamp til stregen i et ambitiøst kommunikationsprojekt.

Bugnende papirbunker, komplekse sager, for mange møder, for lidt tid... Sådan oplever mange lokalpolitikere arbejdet i byråd og kommunalbestyrelser, viser en undersøgelse fra KL.

Furesø Kommune er ingen undtagelse, og her har politikerne da også efterlyst bedre dagsordener, der i højere grad skaber overblik og indblik i de politiske sager.

'Efter sammenlægningen har kommunerne bl.a. fået mange flere og meget mere komplekse sager, som kan være svære at gennemskue for især ikke-fagfolk. Det er en stor udfordring i den politiske beslutningsproces, for hvordan skal man kunne tage stilling i sager, man ikke forstår betydningen af? Og omvendt i forvaltningen: Hvordan forenkler man meget komplekse sager uden at fjerne væsentlige informationer?', forklarer vicekommunaldirektør Vini Lindhardt, Furesø Kommune, om udfordringerne med de politiske dagsordener.

Kort, klart, overskueligt
Sammen med kommunaldirektør Michael Schrøder og kommunikationschef Marianne Bolvig har Vini Lindhardt derfor søsat et udviklingsprojekt, som bl.a. indebærer uddannelse af 50 medarbejdere og chefer i administrationen. Målet er at løfte kvaliteten i dagsordenerne, så de bliver kortere, klarere og mere overskuelige.

'De politiske dagsordener skal opbygges så præcist og klart, at man - også uden faglige forudsætninger - umiddelbart kan gennemskue, hvad de drejer sig om,' siger Vini Lindhardt.

Hun tilføjer, at projektet også skal gøre det administrative og politiske arbejde mere åbent og tilgængeligt for borgere, erhvervsliv og foreninger i kommunen.

'Formidlingen af politiske dagsordner handler jo ikke kun om at lægge dem på vores hjemmeside, men også om at sikre, at de rette informationer er til stede i sagsfremstillingerne i et sprog, der er til at forstå', siger Vini Lindhardt.

Fagtermer og kancellisløjfer får kamp til stregen
Indtil videre har 36 medarbejdere og chefer været igennem et forløb, der er tilrettelagt og faciliteret af eksterne undervisere fra Bro Kommunikation. Her har kronologi, krøllede overskrifter, nørdede fagtermer og snørklede kancellisløjfer fået kamp til stregen. Og det har været en særdeles lærerig proces.

'I korte træk handler det om at nedbringe mængderne af papir, om at tale et fælles sprog og om at styrke grundlaget for de politiske beslutningsprocesser i Furesø Kommune. Projektet er kommet godt fra start, og nu er vi et skridt nærmere den serviceorienterede, dialogbaserede og effektive kommune, som vi gerne vil være kendt som: en kommune, der kommunikerer, så borgerne kan følge og forstå de politiske processer,' siger Vini Lindhardt.

Den første stikprøvekontrol viser allerede nu en mærkbar effekt af projektet.

Nu gælder det om at holde fast
Næste skridt er at få delt ud af de gode erfaringer i organisationen.

'Vi har stor fokus på at holde fast i det her. Dem, der allerede har været på kursus, skal fastholdes i det, de har lært, og vi skal udbrede kendskabet til de kompetencer, der er opbygget rundt om i organisationen. Og når vi laver en effektmåling til efteråret, skulle vi meget gerne kunne se en markant ændring i vores kommunikation', siger kommunikationschef i Furesø Kommune, Marianne Bolvig.

 

'På kurset læste vi hinandens dagsordener på tværs af forvaltningerne, og det var helt tydeligt, at vi er fagnørder, selvom vi ikke tror det. Faktisk var det skræmmende at opleve, hvor mange forudsætninger man skal have for at forstå, hvad dagsordenerne handler om. Det giver jo slet ikke mening. Derfor er jeg også stolt af, at vi har fået dette fokus i Furesø Kommune. For professionel kommunikation er også et klart udtryk for effektivisering'.

Kristine K. Hove Sporring, økonomisk konsulent i Økonomiafdelingen, deltager i projekt Bedre politiske dagsordener.

 

'Det har været vigtigt at få nogle udefra til at stille alle de frække spørgsmål, fordi projektet jo griber fat om vores grundlæggende kommunikationskultur. Bro Kommunikation har holdt et spejl op, så vi har set os selv og vores dagsordener fra en helt ny vinkel. Vores vigtigste rolle er at servicere borgerne og politikerne. Det synes jeg er en meget vigtig erkendelse, når vi arbejder med dagsordener'

Marianne Bolvig, kommunikationschef i Furesø Kommune.

 

'Forløbet har vist os, at vi generelt skriver mere til hinanden, end vi tænker på, om det overhovedet har relevans for politikerne og dem, der ellers skal læse det. Ud over de praktiske skriveredskaber, har forløbet sat de politiske dagsordener ind i et større perspektiv'.

Kristine K. Hove Sporring, økonomisk konsulent i Økonomiafdelingen, deltager i projekt Bedre politiske dagsordener.

'Det er overraskende, så stor effekt nyhedstrekanten har. Det er meget lettere at bygge et punkt op, når man begynder med at fremhæve det vigtigste. Nu læser jeg vores dagsordener igennem og stiller spørgsmål til de enkelte detaljer; hvad bidrager de med? Og er de der egentlig blot for at 'dække os selv ind', så skal de ud'.

Kultur- og Fritidschef Peter Rosgaard, deltager i projekt Bedre politiske dagsordener.

 

Undervisningen løber over tre dage, hvor deltagerne beskæftiger sig med emner som mål og formål, sprog, overskrifter, kronologi og nyhedstrekanten.

Skrivevejledningen er omdrejningspunktet
Ét af de vigtigste redskaber i projektet er en kort, men grundigt gennemarbejdet skrivevejledning, der guider medarbejderne gennem produktionen af et dagsordenpunkt.

Vejledningen er med til at sikre en ensartet opbygning i sagsfremstillingerne, hvilket skaber overblik og genkendelighed for læserne.

Der er udviklet en pixiversion af skrivevejledningen samt en kviktest, der kan give en hurtig vurdering af, hvor godt dagsordenspunktet er skruet sammen.

Alle, der har gennemført kurset, inviteres bagefter på månedelige netværks-workshops, hvor de får professionel sparring på deres dagsordenpunkter.

 

Af kommunikationskonsulent Lene Finnemann Olesen, Furesø Kommune