Rekruttér valgtilforordnede - nemt og gratis

AARHUS: Målet er at gøre arbejdet med at rekruttere nemmere og billigere. Systemet er baseret på Open Source og bliver frit og gratis for alle kommuner, oplyser KL.

Ved hvert valg skal der bruges en betragtelig mængde valgstyrere og tilforordnede vælgere for at bemande valgstederne på forsvarlig demokratisk vis. I Aarhus Kommune agerer Borgerservice sekretariat, når denne opgave skal løses.

Tung og besværlig
Opgaven har normalt krævet mange ressourcer, og arbejdsgangen har været tung og besværlig. Sekretariatet skulle håndtere mange mails og breve frem og tilbage mellem sekretariat, partisekretærer og potentielle valgtilforordnede. Og der var ingen digital platform med et samlet billede af, hvem der var tilmeldt på hvilket valgsted, og hvor mange der manglede.

Derfor satte Aarhus Kommune sig for at løse opgaven smartere. I et samarbejde med konsulentfirmaet Transplant, softwarehuset Bellcom og de politiske repræsentanter har kommunen udviklet 'Valhalla'. Et online rekrutteringssystem til tilforordnede.

Logikken i systemet er, at de politiske partier i god tid inden valget registrerer de personer, der vil hjælpe til ved kommende valg. Herefter viser systemet, hvilke pladser, der mangler at blive bemandet. Valhalla indhenter selv svar via e-mail hos de enkelte tilforordnede, når valget nærmer sig. På én gang bekræfter den enkelte borger elektronisk sin deltagelse på det specifikke valgsted samt sit hverv som tilforordnet eller valgstyrer. De, der ikke svarer, kan meldes ind direkte gennem partiernes koordinatorer efter mundtlig eller telefonisk henvendelse. Tiden bruges altså kun til at kontakte de borgere, der ikke svarer direkte til Valhalla.

Sparer 150.000 kr. pr. valg
Udviklingen af produktet er sket i et samarbejde mellem det politiske og administrative niveau, fordi de politiske partiers koordinatorer skal betjene sig selv gennem systemet. Koordinatorerne har derfor haft indflydelse på systemets funktionalitet og testet systemet i udviklingsprocessen.

Udover et fuldt bemandet valg i god tid, giver Valhalla en optimeret og mere effektiv arbejdsgang. Ifølge kommunens beregninger med en fremskrivning på fem valg, vil der allerede ved første valg være en gevinst på ca. 100.000. kr. Heri er kommunens investering i teknologi og projektledelse medberegnet. Ved valg 2, 3, 4, og 5 forventes en gennemsnitlig besparelse på 150.000 kr. per valg.

Fordi systemet er Open Source, er det gratis at anskaffe sig for alle andre kommuner og kan frit afbenyttes. Der er derfor et stærkt incitament for kommunerne til at komme i gang med at høste gevinsterne. Tager flere kommuner systemet i anvendelse vil det samlede besparelsespotentiale for den kommunale sektor være betydelig større. Samtidig er der potentiale for, at Valhalla bliver endnu bedre og får flere funktionaliteter ved at kommunerne i fællesskab udvikler programmet.

Projektet er tilgængeligt på portalen valghalla.dk medio juni 2011. I Aarhus forventer man at tage teknologien i brug allerede fra folketingsvalget 2011.

ka