Den digitale medarbejder i Esbjerg

Af Jakob Lundgaard, Personale- og Udviklingschef
Jørgen Rosenskjold, IT-Chef
John Trier, Lønchef
Alle Esbjerg Kommune

Esbjerg Kommune er - ligesom alle landets kommuner - konstant presset af den digitale udfordring. Både på de ydre linjer, når det gælder ydelserne, der administreres i forhold til borgerne, og på de indre linjer, når det gælder admini-strationen af ansatte og forretningsgange.

Og på trods af E-dage, udviklingen af netbaserede ydelser og udviklingen i den digitale kommunikation i øvrigt, har det været svært at afvikle de ”gamle” papirarbejdsgange i samme takt, som der udvikles nye – oftest supplerende – digitale arbejdsgange.

Alle medarbejdere bliver elektroniske
I Esbjerg Kommune har administrationen af medarbejderne i en række år udviklet sig som et samspil imellem de gamle papirarbejdsgange og supplerende digitale arbejdsgange, primært fokuseret på sikkerhedsmæssig håndtering af de relativt få medarbejdere med en IT-arbejdsplads.

Men antallet af medarbejdere, der har brug for en IT-arbejdsplads, er under eksplosiv udvikling. I Esbjerg Kommune med 11.000 fastansatte medarbejdere har ca. 5.000 af disse i dag en e-mail-adresse. En udvikling der lige er begyndt og som først slutter, når næsten alle medarbejdere har brug for en form for IT-forbindelse for at kunne udføre deres arbejde. De håndholdte PC´ere på omsorgsområdet er formodentligt blot første trin i den udviklingsraket.

Men allerede før det tidspunkt kommer, hvor næsten alle medarbejdere har en form for IT-arbejdsplads, har Esbjerg Kommune valgt at foregribe denne udvikling ved at tilbyde alle medarbejdere en adgang til kommunens intranet via den private digitale signatur. Dette betyder så også, at kommunen har været nødt til at sikre, at der IT-sikkerhedsmæssigt kan tages hånd om alle medarbejdere der arbejder – og påbegynder et arbejde - i Esbjerg Kommune.

Den elektroniske personalemappe
Sideløbende med udbredelsen af ”den elektroniske medarbejder” har kommunen haft et behov for, at digitalisere de arbejdsgange der varetages omkring løn- og personaleadministrationen af kommunens medarbejdere. Indtil for nylig har kommunen alene arbejdet med en fysisk personalemappe centralt placeret på Rådhuset. Det har betydet, at der dels har været et ”dobbelt bogholderi”, da institutionerne har haft deres egne supplerende personalemapper, dels at der har været en række papirarbejdsgange imellem det decentrale og det centrale niveau.

Esbjerg Kommune har nu valgt at køre personalemappen over i ESDH-systemet eDoc. Det er der som sådan ikke noget særligt revolutionerende i. Men samtidigt har kommunen i et samarbejde med et eksternt konsulentfirma(Incitare) valgt at gennemanalysere alle arbejdsgange og elementer i og omkring personalemappen med det mål for øje, at dokumenter kun håndteres én gang af den relevante institution/afdeling. Samtidigt med dette skal personalemappen være fuldt tilgængelig for de relevante centrale og decentrale medarbejdere. Den endelige løsning er nu beskrevet, men implementeringsprocessen er først lige igangsat, og er en del af udrulningen af ESDH til hele organisationen. I parentes bemærket er den elektroniske personalemappe i den forbindelse ét af de argumenter for brugen af ESDH, der kan forstås af de fleste, og således bliver en katalysator for ESDH-anvendelsen.

De to sideløbende udfordringer – den IT-sikkerhedsmæssige håndtering af medarbejderne og implementeringen af en ny arbejdsdeling imellem det centrale og det decentrale niveau - er absolut ikke en enkel opgave. Og i al ydmyghed er det en udfordring, der forstærkes af, at kommunen er landets 5. største. Der er simpelthen rigtigt mange spillere – og beslutningstagere – der skal gå hånd i hånd for, at det kan lykkedes. Og ikke mindst det at undgå, at de nye procedurer opleves som et kompliceret og bureaukratisk system for de decentrale enheder, har været en bekymring undervejs. Og det skal retfærdigvis siges, at langt fra alle udfordringer er løst.

Og hvordan ser løsningen så ud?
I al sin komplicerede enkelhed er det sådan, at når en ny medarbejder tiltræder i Esbjerg Kommune, går den decentrale administrator ind på kommunens intranet på et link, vi kalder EKansat. Her indberettes nogle relativt få oplysninger om den nye medarbejder i ét indberetningsbillede. Herefter sker der en række ting. For det første oprettes medarbejderen med den rigtige IT-sikkerhedsprofil. D.v.s. de grundlæggende IT-rettigheder sikres. For det andet oprettes der en elektronisk personalemappe på den nye medarbejder. Endelig går oplysningerne videre til lønafdelingen, hvor der foretages en indberetning og oprettelse. På sigt er det målet, at denne proces skal være ”sømløs”, imellem de IT-systemer der indgår.

Fordelene er åbenlyse. For den decentrale administrator er der kun ét sted, man skal gøre opmærksom på, at der er ansat en ny medarbejder, og der skal ikke sendes noget fysiske bilag ”ind på borgen”. Man kan også umiddelbart anvende den elektroniske personalemappe til at lagre de bilag, der allerede ved ansættelsen af medarbejderen er til stede, herunder ansøgningen. Behovet for det dobbelte bogholderi forsvinder.

For de centrale enheder i IT, Løn og Personale skal man ikke håndtere fysiske bilag længere, og samtidigt er der en række tidligere manuelle arbejdsgange, der gøres elektroniske. Vi har dermed formået at udvikle en helt ny administrationsform, men samtidigt sikret, at de gamle arbejdsgange afvikles.

Men det er faktisk ikke kun ved tiltrædelsen af nye medarbejdere, at det nye system har nogle store fordele. Også når en medarbejder fratræder, anvender man EKansat, hvorefter der lukkes for de relevante IT-adgange, og der iværksættes en afslutningsprocedure i Løn og Personale. Vi må nemlig erkende i Esbjerg – og vi tror, at det er gældende mange steder – at netop det at holde styr på medarbejdere der stopper, har været et administrativt problem. F.eks. har det været et problem, at mange tidligere medarbejdere har figureret på maillister efter deres fratræden.

Det digitale fundament er lagt
Men også på længere sigt er vi helt sikre på, at vi har taget en løsning i anvendelse, der kan anvendes til at håndtere fremtidens digitale udfordringer. Uden at komme ind på detaljerne i løsningen, så opsamles der en række vitale medarbejderoplysninger i elektronisk form. Og strukturen i disse data er møntet på, at der skal kunne opnås sømløs integration imellem denne, og de relevante IT-systemer.

Den digitale kommunale medarbejder er nemlig kommet for at blive, og kun fantasien sætter grænser for hvilke implikationer det får for fremtidens administration af medarbejdere, og i sidste ende også for borgerbetjeningen. For alt andet lige udvides de mulige rammer for elektronisk borgerservice når alle – eller mange – medarbejdere er elektronisk tilgængelige. Alene det at man kan regne med, at man kan sende en mail til alle medarbejdere vil åbne dørene for nye serviceløsninger. Så vi føler os godt rustet til den fremtidige digitale udfordring i Esbjerg Kommune.

Som nævnt tidligere har det været væsentligt, at alle implicerede parter i Esbjerg har spillet positivt sammen når der har skullet udtænkes løsninger. Men også det gode samspil med leverandørerne af ESDH-system(Fujitsu), lønsystem(Silkeborg-Data) og identity-manager-system(Sun-Microsystems) har været fundamentalt for udviklingen af løsningen. Men som alle der har arbejdet med implementering af IT-løsninger ved, skal man i sidste ende formå at kunne håndtere styringen af en IT-dagsorden i eget hus for at sikre en proces hvor løsningen rammer rigtigt. -Og det har også været en forudsætning i dette tilfælde.