Ud med kinabøgerne og de små gule sedler

En ny it-løsning til de danske SFO'er og institutioner gør nu hverdagen lettere for institutionerne, deres ansatte såvel som forældrene. Blandt andet samler it-løsningen al kommunikation mellem forældre og institution et sted, hvor man kan tilgå det fra forskellige platforme som sms og smartphone.

Løsningen er blevet til i et samarbejde mellem KMD, det Aarhusianske teater Katapult samt Alexandra Instituttet og Go'Proces. Her har systemudviklerne via hørespil fået mulighed for at komme helt ind under huden på en hverdag i en SFO.

- Konceptet har givet udviklerne mulighed for at komme meget tættere på en forståelse af brugernes hverdag, og i hvilke situationer løsningerne skal bruges. Kravene til løsningen blev dermed vurderet med både en funktionel og en mere indlevende vinkel. I sidste ende giver det mere udbytterige og brugervenlige systemer, fortæller afdelingsdirektør Elsebeth Jepsen fra KMD's Børn og Unge område.

Blæksprutten fik tid til pædagogik
Et af omdrejningspunkterne i den nye institutionsløsning er, at it-systemet giver en nemmere hverdag for de forskellige målgrupper. Pædagogerne skal blandt andet bruge mindre tid på administration;

- Mange af de tidligere manuelle arbejdsgange er blevet digitaliseret og automatiseret. Det betyder, at der kan reduceres væsentligt i den tid, personalet bruger på administrative opgaver. Dermed kan de knappe ressourcer i institutionerne i højere grad bruges på børnene, hvilket har en positiv betydning for alle parter - lige fra forældrene til kommunens økonomiafdeling, forklarer Elsebeth Jepsen.

I SFO'en på Svebølle Skole, som har været såkaldt pilot på løsningen, har netop frigivelse af ressourcer været et omdrejningspunkt for indføringen af den nye institutionsløsning.

- Kommunen ser jo mere end nogensinde på ressourceforbruget. Vi har tidligere haft en medarbejder, en blæksprutte, der havde rigtig mange rene registreringsopgaver som indkrydsning, udkrydsning og afsendelse af børn til alle mulige aktiviteter. Det er ændret med de nye digitale registreringsfunktioner, som betyder mere tid til at spille spil og andre mere givtige ting med børnene, fortæller SFO-leder Lykke Jønck.

Forældrene kan via også minInstitution opdatere barnets stamdata og tilladelser, foretage registrering i forhold til ferier, tilmelding til arrangementer, legeaftaler etc.

Den rødglødende er væk
Et af områderne, som udviklerne også fik gode input fra via AudioMove projektet, er den daglige kommunikation mellem forældre og pædagoger.

- Den slidte kinabog og de gule post-it sedler skiftes ud. Al informationer fra institutionen såvel som forældrene er samlet og kan tilgås fra forskellige medier, der passer den enkelte i situationen, siger Elsebeth Jepsen og fortæller, at løsningens app tilgang får præmiere i slutningen af oktober.

I Svebølle glæder man sig til at tage den nye smartphone applikation i brug, men har allerede haft gavn af den digitale kommunikation.

- Vi havde tidligere en telefon, der var rødglødende. Vi brugte meget tid på at tale med forældre om små beskeder, som hvornår barnet skal gå hjem, hvem de har aftalt at lege med osv. Den er blevet klart mere stille. Forældrene har lige skulle vænne sig til de nye tider, men de er stille og rolig kommet med, siger Lykke Jønck. Og fortsætter;

- Jeg ser rigtig gode muligheder for at fortsætte digitalisering af institutionsområdet, og vi har været rigtig glade for samarbejdet. Eksempelvis har vi fået foretaget ændringer i aftalesystemet, hvor vi har fået indlagt nogle praktiske grupperinger, og vi har fået en historik på vores ind- og udmeldelsesbeskeder, som vi så, vi manglede. Selv om det kræver ressourcer at være med i et sådant samarbejde, har det været det værd, fortæller Lykke Jønck, der vurderer, at digitalisering er med til at skabe en hverdag, hvor man flytte ressourcer fra de omkringliggende opgaver til børnene i stedet for.

ka