Når gevinsten ved udbud ædes op af tabt dynamik og papirarbejde

Af Ole Bech

Når nu den aktuelle, til tider noget opgearede mediefokus på manglende udbud og angivelig bestikkelse i form af golfture og Madonna-koncerter i den kommunale sektor har lagt sig, kunne det være rart, om man mere konstruktivt kunne komme til at debattere den reelle nytteværdi af udbud.

Sådan som mediedebatten lige p.t. forløber, ligger der jo en uimodsagt antagelse om, at udbud er den sikre vej for alle offentlige kunder til de bedste løsninger til de laveste priser. Og dermed fremstår udbud som et uhyre vigtigt middel til at sikre den effektive offentlige sektor, som vi alle så gerne vil have.

Med Udbudsrådets rapport fra sidste måned skulle dette tilmed være dokumenteret som et faktum. Rådets rapport viser, at 73 ud af 114 undersøgte udbudsager har positive økonomiske effekter - fire tilfælde viser negative effekter. I de resterende tilfælde er effekterne både positive og negative eller også er effekten ikke opgjort eller dokumenteret.

En nærlæsning af rådets rapport afslører imidlertid, at man i de undersøgte sager kun har spurgt til, hvorvidt kunden har opnået et bedre pris/ydelses-forhold end hidtil. Og bedre priser er jo reelt kun en del af den business case, der ligger i at gennemføre et udbud. Rapporten medregner således ikke:

* De anvendte ressoucer. Det kræver en hel del arbejde at gennemføre et udbud. Typisk er 6 - 10 personer direkte involveret i at udarbejde materialet til selv mindre it-systemer, herunder ikke mindst kravspecifikation. I tillæg kan kunden have ganske pæne udgifter til at få hjælp til papirarbejdet fra eksterne konsulenter.

* Tidsfaktoren. Et udbud tager fra start til slut let ni måneder, og ofte mere. Herefter begynder implementeringen først. Det betyder, at kunden må vente rum tid på at opnå eventuelle gunstige effekter af et nyt system, mens papirarbejdet til udbuddet pågår.

* Systemskiftet. I de tilfælde, hvor udbuddet fører til valg af en anden leverandør og/eller et nyt system til den samme opgave, skal kunden gennemføre et systemskifte med hvad dertil hører af eventuelle tekniske omlægninger og tilpasninger samt ikke mindst uddannelse af det berørte personale.

Disse elementer bør naturligvis indgå i det samlede billede af, om der er en positiv business case i udbud - og altså om udbud i sidste ende bidrager til at gøre den offentlige sektor mere effektiv.

Udbud er efter min opfattelse en fremragende måde at gå til markedet på med store anskaffelser, hvor sandsynligheden for større marginer i pris/ydelsesforholdene er tilstede. Men når den såkaldte tærskelværdi for udbudspligt er helt nede på 1,4 mio. kr. regnet over en fire-årig periode, kan jeg blive i tvivl om, hvorvidt business casen i mange af de små udbud, tæt på tærskelværdien, kan blive positiv for kunden. Altså om en eventuelt (marginalt) lavere opnået pris på varen eller ydelserne ikke bliver spist op af månedsvist papirarbejde, tabt dynamik og gener for organisationen.


It-chef i Roskilde Kommune, Ole Bech

Foto: http://www.flickr.com/photos/declanjewell/