Af Per Tejs Knudsen
Der er for tiden debat om udbudsregler, fordi mange indkøbere og leverandører oplever, at EU´s udbudsregler gør det besværligt at iværksætte digitaliseringsprojekter, ligesom udbudsreglerne fordyrer anskaffelsesprocessen.
I Dansk IT's udvalg for it i den offentlige sektor har vi imidlertid diskuteret, om det egentlig alene er udbudsreglerne, som er problemet?
Måske er problemet i virkeligheden mere en dansk praksis, som skyldes en rigid lokal tolkning af reglerne i Danmark. En tolkning, som i værste fald medfører, at vi i Danmark iværksætter de forkerte projekter, simpelthen fordi en fejlfri indkøbsproces er vigtigere end selve varen.
Eksempelvis så jeg forleden en indstilling til ledelsen i en stor offentlig institution, som investerer et tocifret millionbeløb i et nyt it-system. I indstillingen står, at løsningen "vurderes alene i mindre tilfredsstillende omfang at understøtte organisationens forretning", og at løsningen "i forhold til brugervenlighed er vurderet som mindre tilfredsstillende".
Det betyder antagelig, at myndigheden nu bruger skattekroner på at indføre et nyt it-system, som næppe giver forretningsmæssige effekter. Og et it-system som fra start vil være et hadeobjekt blandt medarbejdere.
Kø ved håndvasken
Hvis man prøver at forstå, hvordan det egentlig kan gå så galt, er der kø ved håndvasken. Ledelsen forklarer, at det er projektledelsen, som er ansvarlig for udfaldet. Projektledelsen henviser til et konsortium af rådgivere, mens hovedrådgiveren peger tilbage på projektledelsen og fortæller, at de blot har hjulpet med til at rådgive projektledelsen om selve processen.
Forklaringen på ovenstående forløb er selvfølgelig, at myndigheden gennem en traditionel dansk udbudsproces er nået frem til den 'billigste' løsning, uden videre skelen til om løsningen i virkeligheden er den rigtige. Så operationen var succesfuld ('ingen fejl i indkøbsprocessen') - men patienten døde desværre ('endnu et dødfødt it-projekt').
Rigid dansk tolkning af EU-regler
Men det er ikke nødvendigvis et problem, som kun kan løses gennem nye EU-regler. For problemet er tilsyneladende en lokal dansk tolkning af EU-reglerne, hvor vi grundlæggende anvender samme indkøbsmodel, når vi indkøber it, som vi anvender ved indkøb af kontorartikler og forbrugsartikler.
I andre EU-lande, eksempelvis Tyskland, anvender man en anden tolkning af EU-reglerne. I Tyskland har man for længe siden erkendt, at it-projekter er komplekse (modsat kontorartikler). Det giver nemlig mulighed for at anvende indkøbsmodeller, hvor kunde og leverandør har tæt dialog, og hvor afgørende faktorer, når man udregner 'mest attraktive pris', bl.a. er løsningens kvalitet, leverandørens forståelse for opgaven, kemi mellem parterne og tillid til leverandøren.
Tolkningen skal udfordres
Men hvorfor har vi overset det i Danmark? Det skyldes antagelig, at vi har etableret en lokal praksis i Danmark, hvor ledelsen typisk overlader it-indkøb til projektledere og rådgivere. Og hvor "processen bliver vigtigere end resultatet", fordi hverken mellemledere eller rådgivere har vilje, viden eller strategisk ledelseskraft til at udfordre den etablerede praksis.
Og løsningen? Som i så mange andre tilfælde er svaret vel 'ledelse'. Og det var en pointe, som blev fremhævet flere gange på den store årlige digitaliseringskonference i Århus i april sidste år, for 'Digitale resultater kræver ledelse'. I dette tilfælde er ledelsesopgaven (med opfordring til både politikere og embedsfolk) at sætte sig i spidsen for de strategiske it-anskaffelser og udfordre den traditionelle danske tolkning af udbudsreglerne.
Måske burde der arrangeres en studietur til Tyskland for topledere, som vil lære noget om, hvordan man bruger udbudsreglerne i udlandet? Digitalisering er nemlig et 'komplekst indkøb', modsat kontorartikler og forbrugsartikler.
Per Tejs Knudsen, bestyrelsesmedlem, Dansk IT og direktør, cBrain
