Horten ledte forgæves efter mødereferater i Aalborg-sagerne

Intet på skrift om møder mellem private aktører og forvaltningen i sager, hvor "usaglige hensyn til kommunens økonomi" kan være inde i billedet.

AALBORG: Ringe grad af skriftlighed og i mange tilfælde ingen referater at finde fra møder mellem folk fra forvaltningen og private aktører. Det er den virkelighed, der mødte advokatfirmaet Horten i undersøgelsen af de ulovlige udbygningsaftaler i Aalborg. 

Sagen betød fredag hjemsendelse af en direktør og en stadsarkitekt, hvorefter rådmand Hans Henrik Henriksen (S) sygemeldte sig året og perioden ud.

Horten benytter lejligheden til at indskærpe, hvordan kommunen er forpligtet til både at tage notater og journalisere væsentlige dokumenter. Firmaet har konstateret, at graden af skriftlighed i de enkelte sager – uagtet det store antal dokumenter i det samlede materiale – ofte er lav og ikke lever op til de forvaltningsretlige krav.

Eksempelvis savnes der ofte referat af møder mellem forvaltningen og de private aktører, hvor det må formodes, at der er modtaget oplysninger om sagens faktiske grundlag, som det udtrykkes.

Advokatfirmaet anbefaler kommunen at skærpe opmærksomheden på, hvornår der skal tages notat, og også hvornår dette – uden at være en pligt – kan være hensigtsmæssigt.

I forhold til de aktuelle udbygningsaftaler er notatpligten væsentlig, fordi der kan blive "inddraget usaglige hensyn til kommunens økonomi – eller at det kan opleves sådan af den private aktør", som det formuleres.

Ringe journalisering

Horten kritiserer også, at der er et ganske betydeligt antal mails med et indhold, som burde være journaliseret, men som ikke er at finde i dokumentationssystemet eDoc. I nogle sager er der kun sket ganske sporadisk journalisering i eDoc, og i visse sager er journalisering påbegyndt meget sent i sagens forløb.

Advokatfirmaet peger her på, at det i sager, hvor mange personer deltager i sagens behandling, og der derfor ofte er mange modtagere (herunder CC) på mails, kan det være uklart, hvem der har ansvaret for journaliseringen.

Klare regler herom kan med fordel indgå i et øget fokus på journaliseringspligten. Et særligt fokusområde bør være håndteringen af sager bagud i tid, herunder i forbindelse med fratrædelser.

Da mailbokse slettes relativt kort tid efter medarbejderes fratrædelse, kan det her med fordel indskærpes, at en fratrædende medarbejder har ansvaret for at få journaliseret materiale i de sager, vedkommende har været ansvarlig for.