SØNDERBORG: Erfaringerne fra et projekt i Sønderborg Kommune viser et stort potentiale til at frigive mere tid til omsorg og nærvær til den enkelte borger i ældreplejen.

”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren” hedder projektet, der har været i gang siden december 2020. Det er gennemført i samarbejde med Dansk Selskab for Patientsikkerhed.

Og resultaterne er rigtig gode, siger Stefan Lydal, der er formand for Social-, Senior- og Handicapudvalget i Sønderborg Kommune.

- Formålet har været at skabe mere tid og tryghed hos borgerne i ældreplejen, og det er vi lykkedes med. Vi har haft særlig succes på to områder: For det første omkring dokumentation, smartere arbejdsgange og tekniske ændringer. Vi har ryddet op i netop antallet af papirer, ændret i tekniske løsninger og skabt en anden måde at arbejde på. Samtidig har vi øvet os på at ændre kulturen internt for at komme i mål, men også i arbejdet med borgerne, fortæller han.

- Tidligere foregik dokumentation efter besøget, fordi medarbejderne havde en antagelse om, at det ville være uhøfligt at dokumentere hos borgerne. Men det viser sig, at de synes, at det er fint, der dokumenteres i hjemmet, fordi de bliver mere inddraget, og alt registreres med det samme, så der ikke overses noget, siger han.

Kun ét papirskema

Det har bl.a. ført til, at 92 papirskemaer er udgået. Mange af skemaerne har ikke været nødvendige i forhold til den påkrævede dokumentation, og derfor er i dag kun ét papirskema hos borgeren: medicinlisten. Alle andre papirskemaer er enten udgået eller integreret i det digitale system, så lovkrav efterleves, og dokumentationen er ens alle steder i kommunen.

Samtidig er mængden af interne beskeder halveret, og væsentligt færre medarbejdere bruger tid på at læse eksterne beskeder (korrespondancer). I samarbejde med leverandøren af den elektroniske omsorgsjournal er 10 digitale arbejdsgange gentænkt, redesignet og forbedret. Det sparer medarbejderne for tid og frustrationer og minimerer risikoen for fejlindtastninger.

- Erfaringerne fra Sønderborg viser, at det er muligt at frigive tid til pleje og nærvær, hvis der ses grundigt på processer, arbejdsgange og kultur, siger Inge Kristensen, direktør i Dansk Selskab for Patientsikkerhed.

- Dokumentation er en del af kerneopgaven, men lige som alt andet, vi foretager os, skal vi selvfølgelig sikre os, at vi har de arbejdsgange, der er mest enkle og hensigtsmæssige. Det er respekt for både borgere og medarbejderes tid og er dermed også godt for borgernes tryghed og sikkerhed, tilføjer hun.

Resultater i projektet:

Færre papirskemaer
Der er fundet i alt 93 papirskemaer, der var i brug på plejecentre og i hjemme- og sygeplejen. Tidligere kunne der sagtens være flere skemaer hos den samme borger. I dag er der kun et papirskema hos borgeren: medicinlisten.
74 papirskemaer er helt udgået, mens de resterende 18 er integreret i det elektroniske system, så lovkrav efterleves, og dokumentation foregår ens alle steder i kommunen.
Halvering af interne beskeder om borgere
Der har været en aktiv indsats for at reducere mængden af interne beskeder. Grundindstillingen er, at alle løser opgaven som aftalt. Der skal dermed kun gives besked, hvis der er en afvigelse fra de planlagte handlinger, som næste vagt skal reagere på.
Dette arbejde har næsten halveret mængden af interne beskeder. Fx fra 715 beskeder i uge 5 2022 til 371 beskeder i uge 24 2022.
Korrespondancer – fra fem til en medarbejdere
Tidligere ville alle medarbejdere med kontakt til en borger modtage en korrespondance, når der var nyt om borgeren – det kunne være ifm. indlæggelse, udskrivelse, plejeforløbsplan etc. Det betød, at der typisk ville være fem personer, der modtog samme besked.
Der er foretaget en ændring i opsætning af systemet, så man ikke automatisk sender til flest mulige, men så der sendes til én medarbejder med udgangspunkt i den enkeltes funktion og ikke medarbejderens navn.
Et eksempel: Den 24. januar 2022 var der 237 korrespondancer i alt i de fire distrikter. Men fordi flere personer modtog den samme besked, blev det i alt til 1.080 notifikationer, som medarbejderne skulle forholde sig til.
Opdatering af Det Fælles Medicinkort: Fra 45 til fire sygeplejersker
Tidligere ville alle sygeplejersker bruge tid om morgenen til at læse op på ændringer i Det Fælles Medicinkort som forberedelse, inden de kørte ud til borgerne. Den arbejdsgang er nu ændret, så der er én sygeplejerske fra hvert af de fire distrikter i hjemme- og sygeplejen, der noterer sig ændringer. Det vil sige, at hvor der før ville være 45 sygeplejersker, der alle brugte op til et kvarter om morgenen på Det Fælles Medicinkort, er der nu kun fire sygeplejersker, der har den opgave.
Ændringer i digitale arbejdsgange
I forbindelse med projektet har leverandøren af EOJ-løsningen, Dedalus, i alt gennemført ti forskellige ændringer i opsætninger, der alle er med til at spare medarbejderne for tid og frustrationer. En af disse er, at det nu er muligt at skelne mellem røde og gule ændringer i Det Fælles Medicinkort (FMK). De røde skal der reageres på med det samme, mens de gule kan vente til næste gang, der dispenseres medicin hos borgeren. Tidligere skelnede systemet ikke mellem disse to typer, og medarbejderen ville være nødt til at åbne beskeden for at se, om den var gul eller rød. Nu behøver medarbejderne kun at forholde sig til de røde.

Projektet er udviklet i samarbejde med medarbejderne i hjemme- og sygeplejedistrikt Alssund og på Broager Plejecenter. Erfaringer og indsatserne fra projektet er spredt til de øvrige hjemme- og sygeplejedistrikter og plejecentre. Projektperioden er december 2020 til oktober 2022. Midlerne kom fra en pulje i finansloven 2020.

Projektet er gennemført i samarbejde med Dansk Selskab for Patientsikkerhed, der netop har udgivet et katalog med erfaringer og indsatser fra projektet. Ideen er, at de kan tjene til inspiration for andre på social- og sundhedsområdet, der ønsker at arbejde med forenkling og kvalitet af dokumentation og derved skabe mere tid og nærvær for borgere og patienter.

Kataloget findes her.

Sønderborg afskaffede 92 skemaer i ældreplejen