Kontraktforhandlinger - brug din tid som ressource

Af Lars Helleskov Engelbrektsen

Adskillige års arbejde med aftaleindgåelser, projektansøgninger med tilhørende projektbeskrivelse, et hav af lejekontraktindgåelser, samt aftaler om serviceleverancer, såvel som privatperson, som bestyrelsesmedlem i andelsboligforening og med administratoropgaver for samme, som lønmodtager og som fagpolitisk repræsentant, har givet anledning til strøtanker om, hvad der skal tages i betragtning.

Ofte skal der ikke indgås nye aftaler i løbet af et driftsår, men fornyes aftaler. I en krisetid er det oplagt at genforhandle og forsøge at opnå dekort. Alle er pressede i en krisetid og alle har forståelse for, at alt er til forhandling. Alle kæmper en overlevelseskamp og omkostningstilpasser og er nødt til at slå af på økonomien i en aftale, for ikke at miste en aftale.

Genforhandling af aftaler med ekstern part
En genoptagning af kontraktforhandlinger er naturligt, hvis kontrakterne bærer præg af at være forhandlet i en historisk tid og afspejler den tids og nu måske forældede behov, frekvenser og kvantum og teknologiske stadie og politisk-administrative strukturer.

Spørgsmål man kan stille sig i forbindelse med gennemgang af eksisterende kontrakter:

Er der anledning til at genforhandle kontrakten/kontrakter? Hvad motiverer mere præcist genforhandlingsønsket? Er fuldstændig opsigelse af kontrakter en mulighed? Kan dele af kontrakten opsiges (og resten af kontrakten være uforandret)? Hvilke ydelser leveres og indeholdes ifølge kontrakten?

Ved forslag om anden økonomi: Hvad kan så leveres? Udgangspunktet er uændret service. Hvis det ikke kan imødekommes, hvad indebærer prisdekort af renoncering på serviceniveauet? Oversigt over ydelser og udgift på samtlige delelementer er nødvendigt at have i en forhandlingssituation. Det giver mulighed for at (fra)prioritere. Vigtigt med gennemskuelige kontrakter.

Der bør være kendskab til hvilke fællesomkostninger der fordeles ud på forskellige services og delaftaler. Hvis en ydelse - efter forhandling - udgår, men resten af kontrakten består uændret, så vil besparelsen i mange tilfælde være marginal. Fællesomkostningerne er oftest de samme og fordeles således blot ud på det færre antal services, der så for samtliges vedkommende stiger en anelse i pris.

Findes der andre konkurrencedygtige udbydere på markedet og er leverandørskifte muligt og overhovedet attraktivt? Skal man opsige/afvikle en aftale etapevis, nedtrappe denne og dermed neddrosle betalingen. Er der tale om en fastprisaftale eller efter forbrug? Eller en kombination? Kunne en fastprisaftale til eksempelvis 10 millioner kroner ændres til, at kun 2 millioner kroner anvendes på den faste del og resten er efter forbrug, som er en variabel størrelse, men også indebærer en budgetrisiko.

Nyforhandling af aftaler/kontrakter med ekstern part
Man kan opsige kontrakten med en serviceleverandør, men er typisk nødsaget til at indgå en ny, med anden part. Variable ved sammenligninger mellem tilbud, og afgørende for valg af serviceleverandører er:

Kvalitet, kvalitetsopfølgning, kvalitetssikring. Dertil responstid og reparationstid, frekvenser, kvantum, leverings- og forsyningssikkerhed. Kravene til egenindsats er heller ikke uvedkommende. Skal man som aftager selv bidrage eller får man det hele 'serveret på et sølvfad'?

Brugervenlighed og responsivitet overfor aftagers ønsker er vigtigt. Er leverandøren lydhør? Passer konceptet ind i organisationens værdier og konventioner, slipper man ikke for at vurdere. Vil man udarbejde aftaler med nogle, der eventuelt har en sag kørende om brug af miljøfarlige produkter eller måske en gang for lang tid siden har brugt børnearbejdere i den tredje verden?

Skal man bruge sine optioner?
Som forhandler og køber har man i en forhandlingssituation en exit-option. Det vil sige mulighed for at forlade en forhandling. Det er næppe konstruktivt at true med den åbenlyst, men modparten skal fornemme, at man har sonderet terrænet. Der er også en voice-option, her taler man sin sag og opnår konsensus, hvilket er ensbetydende med to tilfredse parter i en forhandling.

Endelig er der loyalty-optionen, som skal bruges rigtigt, nemlig at acceptere en isoleret aftale, der ser dårlig ud, men som er vigtig for at opretholde et godt leverandørforhold på længere sigt og i forhold til mange andre aftaler man kan have med samme leverandør. Et historisk godt forhold og samarbejde letter enhver ny forhandling. Derfor skal man tage et 'nederlag' en gang imellem. Fordi det tjener den store sag og i det lange løb er det bedste og giver noget kredit i forhold til kommende forhandlingsemner.

Tålmodighed er demonstrativ overlegenhed
Et godt spørgsmål er: Hvad er af afgørende betydning for at opnå et godt forhandlingsresultat? Jeg skal ikke begive mig udi en liste i bedste staccatostil, men blot nævne en ting. Det er min fornemmelse, at det vigtigste i en forhandling er tålmodighed. Den udholdende. Den, der har tid som ressource og kan vente med en afklaring på nærmest ubestemt tid, får det sidste ord. Utålmodighed hos modparten betyder, at modparten frivilligt indgår et kompromis, måske med sig selv og sine interesser for at få forhandlingen lukket.

Hans omgivelser presser på for en afgørelse, hvilket koster på den lange bane. Derfor skal du udnytte din tidsmæssige ressourceoverlegenhed og udnytte modpartens forsøg på at haste en beslutning igennem. Hastværk medfører, at detaljerne overses. Ofte er hastværk lastværk, som mine bedsteforældre (født 1901 til 1915) altid sagde, men som mine forældre sjældent siger (krigs- og efterkrigsbørn). Mange fra 68 generationen siger: 'Det kan kun gå for langsomt' og 'Skal vi så se at komme i gang', og 'Hvad venter du på' og ikke mindst: 'Se at få fingeren ud' eller bare 'Se at få hænderne op af lommerne'.

Det er sjovt nok mine bedsteforældres generation, der - især i 1950'erne - byggede vores velstand og velfærdssamfund op. Så nok 'klappede de hesten', men de kendte også til at bestille noget. Ingen har arbejdet som dem og deres samtidige. De vidste, at med hårdt arbejde og med tålmodighed kan man nå sine mål. Sådan er en forhandling også, hvis man vil have sin vilje. Vi hører om arbejdsmarkedets parter, der forhandler til langt ud på natten. Så handler det ikke kun om forhandling, men udmattelse. At kunne se stort på tidsforbruget og tidspunktet for forhandling er også en forhandlingsressource. Og vide at modparten har en deadline og er under pres føles sikkert også godt!


Lars Helleskov Engelbrektsen, cand.scient,adm., ledelseskonsulent og
chefredaktør på Politisk Dialog, med netsitet www.Podia.dk


Foto: http://www.flickr.com/photos/kymri/with/3197632580/