Bedre service og stram økonomistyring - Lean i det i offentlige på fremmarch

Af Paul Hegedahl

Esben Rahbek Pedersen og Mahad Huniche:
'Offentlig lean - koncepter, værktøjer og erfaringer';
Jurist- og Økonomforbundets Forlag, København 2009.
205 s., hft., meget omfattende litt.liste, stikordsreg.,
oversigt over figurer, tabeller og tekstbokse.
Kr. 350,00 inkl. moms, medlemspris kr. 280,00 inkl. moms.
ISBN 978-87-574-2046-3.

'En diskussion af LEAN's potentialer må nødvendigvis tage udgangspunkt i en diskussion af, hvordan Lean
praktiseres. Ikke hvordan det prædikes.'
- Esben Rahbek Pedersen og Mahad Huniche

Lean er kommet højt på dagsordenen i den offentlige sektor. Krav om bedre service kombineret med stram økonomisk styring og mangel på kvalificeret arbejdskraft betyder, at flere og flere organisationer arbejder målrettet på at effektivisere driften. Lean er på få år blevet et meget populært værktøj i disse bestræbelser. I 'Offentlig Lean - koncepter, værktøjer og erfaringer' fortæller forfatterne, at spredningen af Lean i den offentlige sektor er gået stærkt. En undersøgelse af statslige arbejdspladser departementer, styrelser, direktorater osv.) viste for nylig, at omkring 50 procent af de statslige arbejdspladser i dag arbejder med Lean (DIOS Consulting 2008). Samtidig overvejede yderligere 25 procent at gå i gang med Lean-projekter. De siger, at 'resultatet er bemærkelsesværdigt ikke mindst når man tager i betragtning, at der to år tidligere kun var 15 procent statslige organisationer, som arbejdede med Lean (Ibid.). Hvis man ser på den kommunale sektor konkluderede en anden rapport, at omkring 56 procent af alle danske kommuner er engageret i Lean-projekter (Rambøll 2007).6 I sundhedsvæsenet er mønsteret det samme. Her viser en undersøgelse blandt 115 sygehusafdelinger, at ca. halvdelen (51 %) er i gang med, eller har besluttet at gå i gang med, Leanprojekter (Kompetenceforum 2007).'

En indledende skepsis
Forfatterne indleder næsten hudløst ærligt med at fortælle: 'For et stykke tid siden sad vi i bilen på vej hjem fra et møde om Lean-erfaringerne på et dansk hospital og blev enige om, at Lean simpelthen var for godt til at være sandt. Det kunne simpelthen ikke passe, at Lean på nærmest mirakuløs vis kunne skabe gevinster for alle: - både lægerne, sygeplejerskerne og patienterne. Der måtte være noget galt! Et af formålene med denne bog skulle derfor være at rive sløret væk fra folks øjne og vise verden den anden og mere dunkle side af Lean. Lad det være sagt med det samme, at en del af vores indledende Leanskepsis er blevet gjort til skamme. Efter at have været involveret i flere Lean-projekter og haft utallige samtaler med folk, som har afprøvet Lean i deres organisationer, er vi nået frem til den konklusion, at der faktisk er store Lean-potentialer i den offentlige sektor.'

Baggrunden for - og formålet med bogen
Forfatternes formål med 'Offentlig Lean - koncepter, værktøjer og erfaringer' er derfor at give læseren et indblik i, hvorfor flere og flere kommunale, regionale og statslige organisationer begynder at arbejde med et ledelsessystem, som man tidligere forbandt med private produktionsvirksomheder. Desuden ønsker de at videregive nogle af de mange Lean-erfaringer, som offentlige organisationer har gjort sig i de sidste par år, og på denne baggrund reflektere over de faktorer, der fremmer Lean-implementeringen. Eller det modsatte. 'Endelig, siger de, 'vil vi kigge i krystalkuglen og forsøge at pege på nogle af de problematikker, som kan blive vigtige temaer i de kommende års Lean-diskussioner.'

Kimen til denne bog blev lagt, da der skulle laves en erfaringsopsamling af Lean-projekterne i Københavns Kommune og senere Region Sjælland. Derudover er der foretaget interviews med en lang række kommuner, regioner og statslige institutioner, som alle har kastet sig ud i Lean-projekter. Disse input har bidraget til at give et nuanceret billede af, hvordan det står til med Lean-implementeringen i den danske offentlige sektor, og hvor der måske er brug en større indsats, nye løsninger og bedre værktøjer.

Målgruppen for bogen er politikere, embedsmænd, forskere, konsulenter, journalister og andre med professionel eller privat interesse i nye ledelsesformer i den offentlige sektor.

Bogens indhold
Forord

Kapitel 1. Lean i dag: Hvorfor taler alle om Lean?
Bl.a. om Lean-begrebets historie og udvikling, fortalere og modstandere og: Hvad kan en kommune lære af en bilfabrik?

Kapitel 2. Lean-processen: Tilgange og udfordringer
Bl.a. om organisering og implementering samt fra enkeltinitiativer til systemforbedringer

Kapitel 3. Leanværktøjer og -virkemidler
Bl.a. om kortlægning af processerne og værdi og ikke-værdi

Kapitel 4. Lean er mennesker!
Bl.a. om aktørernes indflydelse på Lean-projekters succes og fiasko samt gode råd og advarsler i forbindelse med konsulenter

Kapitel 5. Lean i morgen: Hvad skal vi tale om i morgen?
Bl.a. om sammensmeltningen mellem Lean og andre ledelsessystemer og om
Lean og Lovgivning? Kan man gøre politik mere Lean?

Referencer

Oversigt over figurer, tabeller og tekstbokse

Stikordsregister

Hvert kapitel slutter med en konklusion og diskussion

Om forfatterne
Esben Rahbek Pedersen er lektor ved CBS Center for Corporate Social Responsibility, Institut for Interkulturel Kommunikation og Ledelse (IKL), Copenhagen Business School. Han er cand.scient.soc. fra Roskilde Universitetscenter 2002 og ph.d. fra Copenhagen Business School 2006. Inden for de seneste 10 år har Esben Rahbek Pedersen beskæftiget sig med mange forskellige områder, bl.a. miljøledelse, corporate social responsibility, ikke-finansielle performancemålinger, iværksætteruddannelse, procesoptimering/Lean o.a.

Mahad Huniche er ansat ved Region Sjælland som chefkonsulent med fagligt ansvar inden for regionens procesoptimeringsprojekter. Han er akademiingeniør med speciale i computerteknologi fra Danmarks Tekniske Universitet 1991 og Master of Public Policy fra Roskilde Universitet. Mahad Huniche har de seneste 20 år beskæftiget sig med blandt andet procesoptimering samt integreret produktivitets- og kvalitetsprojekter inden for den offentlige og private sektor. I en årrække som konsulent. Han har stor international erfaring.

Begge forfattere har tidligere skrevet en lang række artikler og medvirket til bøger om deres fagområder.

En objektiv og balanceret beskrivelse
I overensstemmelse med forfatternes indledende sunde skepsis er bogen både en praktisk indføring i, hvordan offentlige organisationer arbejder med Lean og samtidig en diskussion af nogle af de dogmer og forestillinger, som præger den mere ideologiske Lean-litteratur. Som de skriver, så virker ledelsessystemer altid perfekt i bøgernes stiliserede modelverden (og må man nok sige ud fra erfaring i opfindernes og 'profeternes' fremstillinger), men det hjælper ikke en leder, der skal bruge dem i en kompleks, uklar og politisk forhandlet dagligdag. Og det politiske aspekt er jo betydelig mere fremtrædende og kompliceret i den del af samfundet - den offentlige sektor - som de tager under behandling.

Esben Rahbek Pedersen og Mahad Huniche giver i denne bog en balanceret beskrivelse af hvad Lean er, og hvad Lean bør være. De gør klart opmærksom på, at Lean i mange tilfælde kan være med til f.eks. at reducere ventetiderne og forbedre de ansattes trivsel. Samtidig peger de på, at det dog ikke automatisk er ensbetydende med, at Lean-teori og -praksis er uden problemer. De skriver: 'Erfaringerne fra arbejdet med denne bog tyder på, at en lang række offentlige organisationer har problemer med at implementere Lean på en fornuftig måde, ligesom nogle Lean-projekter synes at lade hånt om selv de mest basale Lean-principper. Desuden er det bemærkelsesværdigt, at det i vid udstrækning synes at være de samme »Lean-pakker«, som sælges over hele landet, uanset om det gælder sengeafsnit eller byggesagsafdelinger, og selvom der efter sigende findes i omegnen af 100 forskellige Lean-værktøjer og -teknikker. Det kunne tyde på, at der visse steder i Lean-branchen er et behov for at ryste posen og udvikle nye og mere kundetilpassede Lean-løsninger. Det ville også være i god overensstemmelse med Lean-ånden, som betoner vigtigheden af løbende forbedringer.'

Udfordringerne
Forfatterne gør opmærksom på, at man ikke må tro, at Lean adskiller sig fra andre ledelsessystemer, når det gælder de helt afgørende forudsætninger for at lykkes med projekterne: 'Indførelsen af Lean er i praksis påvirket af en lang række interne og eksterne faktorer: ledelsens opmærksomhed, medarbejdernes opbakning, politiske prioriteringer, tilgængelige ressourcer, etc., og adskiller sig dermed ikke fra andre ledelsessystemer. Organisationen har derfor bedt om problemer, hvis den vælger kun at se på Lean som et værktøj, der lader sig automatisk implementere. Som en kursist fra IT-branchen engang sagde: - Succes er 20 procent »hård« teknologi og 80 procent »bløde« menneskelige og organisatoriske faktorer'. Af organisationer, der har arbejdet med Lean, er det er også blevet udtrykt som, at det er 20 procent værktøj/redskaber og 80 procent kultur og holdninger.

Lean og lovgivning - kan man gøre politik mere Lean?
Et meget interessant afsnit handler om, at offentlige organisationer oplever, at de er ved at drukne i papirarbejde. Bl.a. refereres en sag fra et plejehjem, hvor lederen har ansat en person alene til 'at holde kommunen stangen' med rapporter, blanketter, etc., så hun selv kan bruge sin tid på at være ude blandt medarbejderne og hjemmets beboere - og alle disse dokumentationskrav er jo ikke gratis.

På den baggrund og på grundlag af en række undersøgelser, stilles det meget nærliggende spørgsmål om man kan arbejde med Lean i lovgivningsarbejdet ved f.eks. at lave driftscheck og nye love, regler og procedurer med henblik på at kontrollere, om de rent faktisk skaber spild og har negative konsekvenser. Der gennemgås en række forskellige muligheder for at indarbejde Lean i lovgivningsarbejdet. Som et indledende skridt kunne dette afsnit og bogen i det hele taget være pligtlæsning for politikere.

Eksempler på Lean-gevinster
På grundlag af en række dokumenterede kilder gives i bogen eksempler på positive effekter af Leanprojekter:

• SKAT i Danmark har gennemført en lang række Lean-projekter og rapporterer effekter i
størrelsesordenen 20 pct. Lean projekterne har i mange tilfælde ført til markante reduktioner i
gennemløbstiden (for bl.a. dødsbobeskatning, klargøring og indberetning af selvangivelser m.m.)

• I Københavns Amt lykkedes det at forøge antallet af operationer på de dagkirurgiske afdelinger, hvor
patienterne sendes hjem samme dag, med 50 pct. på fire år.

• I Kerteminde kommune er byggesagsbehandlingen gået fra 12-14 uger til omkring fem uger. Samtidig
har afdelingen Park og Vej været i stand til at spare op imod 2.400 timer ved hjælp af bedre
koordinering og styring af materialer og information.

• På Amager betød et Lean-projekt på Pensions og Omsorgskontoret, at medarbejdertrivslen steg med 58
procent.

• På Odense Universitetshospital blev ventetiden på ultralydsscanninger reduceret fra 17 uger til syv
uger.

• I Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er antallet af returløb fra sagsbehandlere til kunder, som starter en
virksomhed, gået ned fra 80 procent til 25 procent.

• På Helsingør Sygehus blev ventetiden til en CT-scanning forkortet fra 5 uger til 1 uge.

I forbindelse med denne bog bad forfatterne også deres interviewpersoner om at angive, hvor effekten fra Lean-projekterne havde været størst. Svarene, som gennemgås, viser tydeligt, at Lean primært er med til at øge medarbejdertilfredsheden, forbedre servicen og styrke læring/udvikling, mens effekten på omkostningsniveauet er begrænset.

I overensstemmelse med forfatternes virkelig seriøse måde at gribe dette emne an på, skriver de som kommentar til såvel deres egne som de øvrige refererede undersøgelser: 'Det er dog værd at være opmærksom på, at Lean-undersøgelser ofte bliver lavet af og med personer, som på en eller anden måde har en aktie i Lean. Lean-konsulenter har en interesse i at få nye opgaver, ledere i offentlige organisationer vil gerne udstråle effektivitet og nytænkning, og deltagere af Lean-projektgrupper ønsker at fremvise en succes. På samme måde kan forfatterne af Lean-bøger - inklusive denne - sjældent sige sig fri for at have en eller anden interesse i Lean, hvad enten det handler om at lave konsulentopgaver, arrangere kurser, fremme nye Lean-projekter i organisationen, eller bare udbrede et bestemt syn på verden. - - - Dette problem kan også have påvirket case-eksemplerne i denne bog. Sidst men ikke mindst skal det nævnes, at flere undersøgelser undersøger de forventede og ikke de realiserede effekter af Lean, hvilket naturligt kan føre til en betydelig skævvridning af resultaterne.' - - - Der er under alle omstændigheder god grund til at forholde sig en smule kritisk til de mange succeshistorier og se lidt
mere kritisk på, hvordan Lean rent faktisk bliver praktiseret ude omkring i den offentlige sektor.'

Der gøres imidlertid opmærksom på, at denne kritik under ingen omstændigheder betyder, at Lean ikke har store potentialer - men at processen nogle steder skal gribes an på en anden måde. Bl.a. skal man  under implementeringen være opmærksom på de ansattes arbejdsvilkår og den potentielle konflikt mellem standardisering og kreativitet i en Lean-organisation.

Stort potentiale
Indledningsvis blev forfatterne citeret for udsagnet: En diskussion af Leans potentialer må nødvendigvis tage udgangspunkt i en diskussion af, hvordan Lean praktiseres. Ikke hvordan det prædikes.' Med denne bog er der blevet givet en meget grundig beskrivelse af, hvorledes Lean praktiseres i den offentlige sektor - og der er gjort opmærksom på metodens stærke og svage sider og på, hvor der kan ske signifikante forbedringer. Der gives også udtryk for, at 20/80-reglen også gælder for Lean. Både de grundlæggende 20 procent og ikke mindst de afgørende 80 procent diskuteres og klarlægges.

Oplysningerne i bogen er særdeles veldokumenterede. Det er sikkert den mest grundige redegørelse for Lean, der foreligger på dansk. En af de meget positive sider er, at det - i modsætning til mange andre tilsvarende fremstillinger - hele tiden bliver understreget, at Lean er et vidt begreb med mange værktøjer og forgreninger til andre ledelsessystemer, som det er nødvendigt at erkende og forstå.

Det er først for nylig, at Lean har gjort sit indtog i den offentlige sektor, men allerede nu har det vist sig at være et overmåde populært og levedygtigt koncept: Måske fordi Lean tilbyder nogle enkle, veldefinerede løsninger til de dagligdags problemer, som offentlige ledere og ansatte står over for. Måske fordi potentialerne er så enorme: Forfatterne skriver, at bare inden for den kommunale sektor vil man kunne spare omkring 2 milliarder kroner, hvis omkostningerne blev reduceret med 10 procent.

Reelt bør alle offentlige organisationer seriøst og grundigt undersøge deres respektive muligheder for at opnå besparelser og forbedringer gennem Lean - og så er denne bog et virkeligt godt udgangspunkt for drøftelserne og overvejelserne. Den vil hjælpe til at skræddersy Lean-processerne til den enkelte organisations helt eget behov.

Supplerende links
http://www.offentliglean.dk/
En interessant hjemmeside for bogen, hvor man har mulighed for gratis at downloade to cases, som også kan findes her:

http://www.offentliglean.dk/img/Rontgendiagnostisk%20afdeling_OUH_site.pdf
© Esben Rahbek Gjerdrum Pedersen & Julie Nors Arnesen:
Undervisningscase: Lean-indsatsen på Røntgendiagnostisk Afdeling, Odense Universitetshospital

http://www.offentliglean.dk/img/Ortopedkirurgisk%20afdeling_OUH_site.pdf
© Esben Rahbek Gjerdrum Pedersen & Julie Nors Arnesen:
Undervisningscase: Lean-indsatsen på Ortopædkirurgisk afdeling, Odense Universitetshospital

Desuden kan det første kapitel downloades fra det først nævnte link.