Ankestyrelsen: Kommunale afgørelser skal have tydelig afsender

I en ny generel tilsynsudtalelse retter Ankestyrelsen opmærksomheden mod kommuner, der sender afgørelser og andre væsentlige breve til borgere uden en tydelig angivelse af, hvem der er den ansvarlige afsender.

Ifølge Ankestyrelsen er praksis i strid med forvaltningsloven, hvis dokumenter alene er underskrevet med eksempelvis kommunens eller en afdelings navn.

Udtalelsen, som er sendt til alle landets kommuner, fastslår, at det skal fremgå, hvilken konkret person der har ansvaret for dokumentet.

"Det er ikke er tilstrækkeligt, at brevet kan henføres til en bestemt afdeling eller lign. i kommunen," skriver Ankestyrelsen i brevet. Kravet kan opfyldes enten ved en personlig underskrift eller ved anden entydig identifikation af den ansvarlige person, lyder det fortsat. 

Et spørgsmål om retssikkerheden 

Brevet kommet i kølvandet på, at Ankestyrelsen over en periode har konstateret mangler i kommunernes praksis, bl.a. i forbindelse med klagesager. Her har styrelsen set eksempler på afgørelser og genvurderinger, hvor det ikke fremgik, hvem der stod bag beslutningen.

Ankestyrelsen understreger, at identifikationskravet handler om retssikkerhed. Ifølge tilsynsudtalelsen har underskriften flere centrale funktioner, da den både placerer et tjenstligt ansvar, dokumenterer at afgørelsen er truffet af en kompetent medarbejder og gør det muligt for modtageren at skelne mellem et udkast og en endelig afgørelse.

Samtidig reducerer underskriften risikoen for, at et dokument fremsendes ved en fejl, og giver en vis beskyttelse mod forfalskning, lyder det. 

Styrelsens udtalelse er generel og indebærer ikke stillingtagen til konkrete kommuner, men Ankestyrelsen forventer, at kommunerne gennemgår deres praksis og sikrer, at afgørelser og andre væsentlige sagsbehandlingsskridt lever op til lovens krav.