Al post digitaliseret på nær den mest følsomme

ODENSE: Konvolutten med det blå Knud-logo i hjørnet havner ikke længere i postkassen hos de 18.000 medarbejdere i Odense Kommune.

Siden 1. juli er al post til medarbejdere nemlig digitaliseret. Medarbejderne kan i stedet læse brevene fra kommunen i deres Digital Post.

Økonomisk gevinst
Medarbejderne har i de senere år fået deres lønseddel i deres Eboks/Digital Post. Men med resten af brevene omkring ansættelsesforholdet digitaliseret er der nu store besparelser at hente.

Med knap 10.000 breve årligt og en brevpris på cirka 60 kroner giver det 600.000 kroner. Brevprisen er udregnet på baggrund af porto plus posthåndtering. Derudover er der noget, der tyder på, at besparelsen er endnu højere. Senest har Københavns Kommune regnet ud, at prisen for en kommunal brevforsendelse faktisk ligger på op mod 100 kroner.

Derudover kommer besparelsen ved at modtage digitale besvarelser. Hvis en ansat svarer på et digitalt brev, ryger besvarelsen direkte ind i kommunens journaliseringssystem. Normalt ville et svar i et papirbrev skulle posthåndteres, scannes og journaliseres.

Tilfredse medarbejdere
Erfaringen med digitaliseringen af lønsedlerne er, at medarbejderne bliver tilfredse med løsningen.

- Når først medarbejderne er blevet dus med Digital Post, finder de ud af, hvor rart det er at have et lettilgængeligt online-arkiv, siger Jørgen Brolykke Rasmussen.

- Derudover bliver det lettere for vores medarbejdere at agere som ambassadører over for borgerne, som vi jo gerne vil kommunikere mere digitalt med - ikke mindst set i lyset af de to offentlige digitaliseringsstrategier, tilføjer han.

Digitaliseringen af medarbejderkommunikationen hænger sammen med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, som stiller krav til, at staten, regionerne og kommunerne inden udgangen af 2012 digitaliserer al relevant kommunikation.

Få undtagelser
Der er dog stadig ganske få breve, der udover at lande i Digital Post også sendes som anbefalet papirpost. Det er breve, hvor kommunen er nødt til at være 100 pct. sikker på, at medarbejderne læser brevet. Det drejer sig om visse disciplinærsager og sager om uansøgt afsked.