Sagsbehandlere får mere tid til borgerne

SKANDERBORG: Kerneopgaven for sagsbehandlerne i kommunens Borgerservice er at give svar på stort set alt, der vedrører borgerens kontakt til kommunen eller generelle spørgsmål til den kommunale forvaltning.

I Skanderborg kommune er der derfor fokus på, at de administrative opgaver så vidt muligt klares ved hjælp af intelligente it-løsninger. Seneste tiltag er ibrugtagning af en løsning, der helt automatisk opretter sager og journaliserer sagsdokumenter i kommunens ESDH-system, i forbindelse med der modtages en ansøgning fra en borger. En opgave, der i gennemsnit tager 4 minutter pr. sag ved manuel behandling, oplyser kommunen.

Rutineopgave forsvinder
Sagsbehandlerne i Skanderborg kommune sparer altså fremover tid i forbindelse med oprettelse og journalisering af sager. På et år bliver det til rigtig mange timer, der i stedet for kan bruges på at servicere borgerne. Den frigjorte tid giver mulighed for, at Borgerservice i Skanderborg kan yde en endnu bedre service overfor de svageste borgere.

Desuden vil tidskrævende flyttesager kunne ekspederes hurtigere til gavn for både borgere og kommune. Og endelig vil der blive mulighed for igangsætning af nye udviklingstiltag til effektivisering af de administrative opgaver.

Digitalisering af opgaven bygger på en standardiseret måde at journalisere sager på, og det er med til at give en ensartethed i forbindelse med registrering af sagstyper. Automatiseringen og standardiseringen giver mulighed for at give hurtigere respons til borgeren.

tj
Løsningen kan fungere, uanset om borgeren sender sin ansøgning til kommunen via Internettet, eller borgeren printer ud og sender med post eller afleverer den i kommunens borgerservice. Afleveres ansøgningen på papir, bliver den scannet i Borgerservice og ved hjælp af en stregkode læses data ind i kommunens ESDH-system.

Borgerne får mere for pengene
Medarbejderne i Skanderborg kommunes Borgerservice har meget travlt, ligesom borgerne har forventninger om at få hurtig og kvalificeret service. For at kunne give kvaliteten et løft uden at lægge yderligere pres på sagsbehandlerne, er det indlysende at lade teknologien hjælpe.

- For os er det naturligt at benytte teknologi, der på en intelligent måde understøtter arbejdsgangene i kommunen. Vi ønsker at gå forrest og vise, at en kommune kan tænke strategisk forretningsudvikling og bidrage til, at kommunal forvaltning bliver et attraktivt arbejdsområde, siger kommunaldirektør Jens Kaptain.

Helt konkret er der tale om en løsning, der forbinder Skanderborg kommunes borgerselvbetjeningsløsning Borgeronline med Acadre, som er det ESDH-system, der anvendes i kommunen. En række andre kommuner arbejder lige nu på lignende tiltag. Administrerende direktør Hans Christian Højslet fra Dafolo, der har leveret løsningen udtaler;

- Vi oplever et stigende antal kommuner, der arbejder målrettet med at indføre digitale selvbetjeningsløsninger for at leve op til kravene om høj service og effektiv administration. Præjournalisering gennem integration mellem Borgeronline og Acadre er et naturligt skridt på vejen mod modernisering af servicen overfor borgerne.

 tj