Et opgør med den udelte viden

Af Lars Helleskov Engelbrektsen

Proactive Reviews - lær af jeres erfaringer, 2011
Af Ditte Kolbæk
229 sider, hæftet,
350 kr. (for ikke medlemmer af DJØF, medlemsrabat 20 pct.)

Hvad er Proactive Reviews?
Proactive Reviews er en metode til at dele, udvikle og implementere viden i organisationer og resulterer i læring på tre planer: Den individuelle og personlige læring, læring i team, som den enkelte har gjort sine erfaringer i, og endelig læring for alle medarbejdere - altså organisatorisk læring. Metoden baserer sig på dialog mellem mennesker, som har løst en opgave sammen. Dialogen styres stramt på to måder: Der er en bestemt struktur og en fast tidsramme.

Når man i en organisation bevidst lærer gennem erfaring, kan man også bevidst gentage succeser og i høj grad undgå at gentage fejl. Proactive Review er et møde hvor erfaringer gøres eksplicitte, og individuelle erfaringer gøres fælles, for at deltagerne i fællesskab kan skabe løsninger på de udfordringer, som de har erfaret gennem den fælles opgaveløsning.

Oprindelsen til Pro Active Reviews er de såkaldte After Action Reviews, som er opfundet af amerikanerne til at debriefe kampsituationer i Vietnam. Metoden består i al enkelthed i fire spørgsmål: 1. Hvad var målet? 2. Hvad skete der? 3. Hvorfor skete det? 4. Hvad bør man gøre næste gang?

Bogens målgruppe
Målgruppen for bogen er medarbejdere og ledere i vidensvirksomheder som for eksempel ingeniørvirksomheder, medicinalbranchen og IT-virksomheder. Men også gymnasielærere, hospitalsvæsenets ansatte, hvor samarbejde er nødvendigt, medie- og konsulent- og reklamebranchen og politiet og forsvaret kan have stor glæde af metoderne og erfaringerne, som Ditte Kolbæk øser af. Disse grupper arbejder i forvejen med vidensdeling, men der findes ikke så mange strukturerede og beskrevne metoder til denne aktivitet.

Forfatterens brede ballast
Ditte Kolbæk er Knowledge Manager i Oracle EMEA (akronymet står for Europa, Mellemøsten og Afrika). Hun har ledet Oracles Knowledge Management i de seneste fem år og har i den forbindelse udviklet og implementeret metoden Proactive Review. Hun har 30 års erfaring med læring fra mange forskellige vinkler og relationer. Med baggrund i en skolelæreruddannelse har hun kendskab til lærer-elev-relationen, men også erfaring fra erhvervslivet med kunde - leverandør forholdet, samt forholdet medarbejdere - organisation.

Hun er udover lærereksamen i besiddelse af en mastergrad i Informationsteknologi og læring, samt HD i afsætning. Et interessant mix af pædagogiske og merkantile uddannelser, som kombineret med erhvervserfaring og en refleksionsevne, gør nedskivning af erfaringer og metodeudvikling i bogform, helt naturligt.

At lære af erfaringer
I forhold til at lære af erfaringer er virksomhedens størrelse underordnet, overordnet er kravet om at lære af erfaringer. Jo mere organisationen er afhængig af information og udvikling, desto vigtigere er det at sikre, at de relevante medarbejdere har den nyeste viden, så hurtigt som muligt. Delt viden er som bekendt bedre end udelt og i en tid med personaleomsætning, om end den ikke er så høj i en krisetid, så er forankret og organisatorisk viden afgørende. Viden udspringer fra individet, men må i tid med et behov for samarbejde og for at viden udbredes, i sagens natur, forankres organisatorisk.

Bogens slægtskab med vidensdeling og læring
Bogen er beslægtet med emner som videndeling, videnledelse og ledelse af fagprofessionelle og eksperter. Tit og ofte skal en leder lede medarbejdere, der ved mere om et emne end lederen selv. Det er ingen skam og måske en hemmelighed bag enhver succes, nemlig lederens mod til - på alle positioner - at entrere med folk, der er lederen fagligt overlegne på afgrænsede områder. Men også fagprofessionelle og eksperter har brug for ledelse og hjælp til at finde sammen med andre, til alles fordel. Her kommer ledelse ind, nemlig at samle folk om en opgave og her kommer Proactive Review ind i billedet, som metode.

Bogen må ikke læses i den tro, at den skriver sig ind i rækken af teoretisk funderede og teoridiskuterende værker om den lærende organisation og vidensdeling. Det er mere en bog om en metode. Ikke en gennemgang af teorier. Bogen handler om dialog og at medarbejdere sætter sig sammen og får talt ud om gode oplevelser, succeser og hvad det gik galt eller næsten galt. Altsammen med læring for øje.

Den todelte bog
Bogen er på intelligent vis todelt, hvor første del især henvender sig til beslutningstagere i virksomhederne, der her kan få overblik over metoden og eksempler på, hvor den kan bruges, og hvor den ikke dur. Når de har læst og taget stilling til om metoden skal bruges i organisationen, så kan bogens anden del overdrages håndgangne mænd, idet del to fungerer som en værktøjskasse for dem, der skal arbejde med Proactive Reviews i praksis.

Der bruges spalteplads på hvordan et Proactive Review gennemføres i praksis, hvilken rolle mødelederen, kalder facilitatoren, skal spille og hvilke forudsætninger facilitatoren skal være i besiddelse af. Hvad skal der ske når et Proactive Review er gennemført? Og hvad skal der i det hele taget til for at gennemføre et Proactive Review, dvs. forberedelse, gennemførelse og evaluering. Endelig er et kapitel helliget en beskrivelse af en proces for organisatorisk læring baseret på resultaterne fra mange Proactive Reviews.

Sågar deltagernes kropssprog i et Proactive Reviews behandles - og håndtering af med- og modspillere er et separat tema. Vi kender alle game-spoilers, vi kan genkende dem, men de er svære at håndtere. De kan også optræde i et Proactive Reviews, som dominerende og meget talende personer kan det.

Der er også et kapitel om gennemførelse af Proactive Reviews virtuelt. Det er i større organisationer, organisationer på flere geografier og måske spredt over flere lande og kontinenter, nødvendigt at foretage Proactive Reviews virtuelt. Bogen kommer i den forbindelse ind på udfordringer, forudsætninger, men også fordele ved virtuelle Proactive Reviews.

Viden er magt
Proactive Review kan i organisationer, der tør bruge metoden, skabe et samspil og synergi mellem individuel og organisatorisk læring. Francis Bacon sagde de berømte ord: 'Viden er magt'. Det er udfordringen i en moderne organisation, at medarbejderne ikke holder uhensigtsmæssigt på egen viden, for personligt at bevare en magtbastion. Men deler viden. Til fælles fordel. Ikke mindst af hensyn til organisationens samlede indsats. Proactive Review er et opgør med den udelte viden.