Myndigheder skal huske at sikre sig, at breve til borgere er korrekt dateret.

Den opsang kommer fra ombudsmanden, efter at han den seneste tid har behandlet flere sager med dokumenter, der havde fået forkert dato. Enten på grund af it-fejl, menneskelige fejl eller begge dele.

Og fejlene er ikke ligegyldige - datoen kan nemlig være afgørende for borgernes rettigheder i forhold til høringsfrister, klagefrister og den slags.

- Jeg ser desværre løbende sager, hvor dokumenter af den ene eller anden grund har fået forkerte datoangivelser. Jeg minder derfor myndighederne om, at de skal sikre, at deres it-systemer og sagsbehandlingsrutiner understøtter korrekt datering af afgørelser og andre breve, siger ombudsmand Niels Fenger.

Automatik driller

Blandt de fejl, han er stødt på for nylig, er et brev fra Odense Kommune, som var dateret den dag, det blev oprettet i it-systemet, i stedet for den dag, det blev afsendt. Årsagen var, at kommunens ESDH-system automatisk udstyrede dokumenter med oprettelsesdatoen, og at sagsbehandlerne selv skulle sørge for at ændre datoen, før de trykkede send.

Kommunen har nu indskærpet over for alle relevante medarbejdere, at de skal være opmærksomme på at rette datoen, og kommunen arbejder samtidig på at flytte sagsbehandlingen til et nyt it-system, der sikrer, at der sker korrekt datering ved afsendelsen, oplyser Niels Fenger.

Også Energistyrelsen og Sundhedsministeriet har sendt forkert daterede breve.

Energistyrelsen havde sendt word-filer, hvor brevdatoen automatisk blev opdateret til den aktuelle dato, hver gang dokumentet blev åbnet. Man er nu holdt op med at svare i word.

Sundhedsministeriet havde svaret på en aktindsigt i et brev, som var dateret to måneder før. Det viste sig, at alle nyoprettede breve i næsten fire måneder ved en teknisk fejl var blevet registreret som oprettet, dagen før et nyt sagsbehandlingsmodul var taget i brug. Nu udfyldes oprettelsesdatoen ikke mere automatisk, men manuelt, indtil fejlen er rettet, oplyser ombudsmanden.

Ombudsmanden: Husk at tjekke datoen