Automatisk læsning af e-mails sparer 500 arbejdstimer

Automatisk læsning af e-mails sparer 500 arbejdstimer

En ny digital regelmotor sorterer nu over 60 pct. af de 8-10.000 e-mails, der hvert år sendes til Rudersdal Kommunes centrale postkasser. Det sparer kommunen for mere end 500 arbejdstimers manuel postsortering om året
25. JAN 2011 14.49

RUDERSDAL: I løbet af en uge sender mellem 150 og 200 mennesker en e-mail til en af Rudersdal Kommunes hovedpostkasser. Langt de fleste af disse mails skal sendes videre til den rette afdeling, der kan behandle og besvare henvendelsen. Det betyder, at en medarbejder skal læse dem og vurdere, hvor i organisationen, de hører hjemme - og det tager tid.

- Med et forsigtigt skøn har vi vurderet, at det i gennemsnit tager ca. 3 minutter at åbne, læse, vurdere og videresende en mail. Med mellem 8 og 10.000 mails på årsbasis bliver det til mange timer, så det var naturligt at se, om vi kunne finde en anden og mere effektiv måde at gøre det på, fortæller områdechef Jette Bondo, der har ansvaret for Borgerservice og Digitalisering i Rudersdal Kommune.

- I 2010 indførte vi fuld central scanning af alle indkomne breve mv., og i den proces brugte vi naturligvis meget energi på at sikre, at posten scannes til de rigtige afdelinger. Den systematik, vi opbyggede her, har vi kunnet bruge til at sætte regler op for de indkomne mail, siger Jette Bondo, der har ansvaret for Borgerservice og Digitalisering i Rudersdal Kommune.

Den digitale motor til postsortering kaldes NemDistribution og er et værktøj til at opstille og håndtere regler i de centrale digitale postkasser. Hvis en mail fx indeholder ordet 'underholdsbidrag' vil NemDistribution automatisk sende den videre til den afdeling i Borgerservice, der tager sig af dette, ligesom en ansøgning om 'overkørsel' i kombination med 'carport' vil sende mailen videre til Teknik og Miljø.

- Den digitale motor vil aldrig være fejlfri, men det er den manuelle behandling heller ikke. Vi har været i gang i få måneder, har allerede fået løftet 60 pct. af opgaven væk og oplever ikke flere fejl end tidligere. Med finpudsningen i de næste måneder forventer vi, at succesraten stiger yderligere, fortæller Jette Bondo.

mou

Stillinger fra Lundgaard Konsulenterne
dkjob
www.mercuriurval.com
Fordi mennesker betyder alt